ความต้องการ ซอฟท์แวร์สำหรับอาคารใหญ่

ระบบอาคารใหญ่ๆในกรุงเทพที่มีระบบวิศวกรรมอาคาร อันประกอบไปด้วยเครื่องกล ไฟฟ้า และความปลอดภัยที่ซับซ้อน จำเป็นต้องติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์เพื่อประมวลผล แสดงข้อมูลจนผู้บริหารอาคารสามารถติดตามระบบงาน การเตรียมการ การติดตามผลและประเมินผลได้อย่างมีประสิทธิภาพภายใต้กรอบงบประมาณและ ทรัพยากรที่ได้วางแผนล่วงหน้าไว้  การจัดซื้อจัดจ้างอุปกรณ์และอะไหล่ในแต่ละครั้งจักถูกเปรียบเทียบกับข้อมูล ในอดีตและข้อมูลของอาคารอื่นๆเพื่อให้ได้มาซึ่งราคาที่สมเหตุสมผลและ ยุติธรรมต่อทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย  นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศในรูปของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ยังช่วยบันทึกประสบ การ์ณการบริหารอาคารนั้นๆไว้เป็นการเฉพาะ  ซึ่งสอดคล้องกับความเป็นจริงที่ว่าหลังจากอาคารใดๆได้เปิดดำเนินการแล้วเกิน ห้าปี จะมีข้อมูลใหม่เกิดขึ้นมากมายอย่างน้อย 20% ไม่ปรากฎอยู่ในข้อมูล (data sheet) ของระบบในวันแรกที่ติดตั้งเสร็จสิ้น  ยิ่งไปกว่านั้น หากมีโอกาสไปตรวจอาคารขนาดใหญ่ เราจะพบบ่อยๆว่าแบบแปลนงาน (Drawing) งานระบบไม่ตรงกับของจริง (As-is) หลังจากที่มีการซ่อมแซมแล้วไม่เคยไป Update ข้อมูลเลย

มีคำกล่าวว่า คนไทยและบริษัทไทยมีเทคโนโลยีในการก่อสร้างในระดับที่แข่งขันได้ในตลาดโลก หลายบริษัทของไทยได้ออกไปทำธุรกิจต่างแดนมากว่าสิบปีแล้ว แต่สิ่งที่เรายังไม่ใส่ใจมากๆ หรืออาจเป็นเพราะขาดความรู้ความเข้าใจจนทำให้ต้นทุนของการบริหารอาคารสูง ขึ้นโดยไม่จำเป็นคือ ความสามารถในการเดินเครื่องและบำรุงรักษา (Operation and Maintenance) และการปรับปรุงทำใหม่ (Renovate/Reconstruction)  ตามหลักการที่ถูกต้องแล้วหากเรามีการบำรุงรักษาที่ดีแล้วจะทำให้เราสามารถ บริการลูกค้าตลอดอายุการใช้งานของอุปกรณ์และยังสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่น ยำว่าเมื่อใดเราควรทำการปรับปรุงระบบ ในมิติของการบริหารต้นทุนการดำเนินของอาคารขนาดใหญ่เรื่องเหล่านี้ล้วนเป็น เรื่องที่สำคัญอย่างยิ่งต่อเจ้าของและผู้บริหาร โดยต้องมีบทบาทกำกับอย่างเข้มงวดกับบริษัทที่มาให้บริการด้านโอแอนด์เอ็ม (Operation and Maintenance)

ทีมโอแอนด์เอ็ม หรือเรียกโดยทั่วไปว่า “ทีมช่าง” ต้องแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าที่พบเห็น (Breakdown Maintenance) หากทีมดังกล่าวมีหัวหน้าที่เก่งกาจด้านการจัดการ ย่อมทุ่มเทการแก้ไขต่อเนื่องไปถึงการวิเคราะห์ถึงสาเหตุของปัญหาอย่างแท้ จริง (Corrective Maintenance) เพื่อมิให้ปัญหาซ้ำๆเกล่านั้นเกิดขึ้นมาอีก เมื่อได้คำตอบ มาตรการที่นำออกมาใช้มีต่างๆกัน อาทิเช่น การบำรุงรักษาเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) การบำรุงรักษาเชิงพยากรณ์ (Predictive Maintenance) และการปฎิบัติงานแบบไม่ต้องการการบำรุงรักษา (Maintenance Preventive)

สำหรับผู้ออกแบบระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับงานบริหารอาคาร ควรคำนึงให้มีฟังก์ชั่นหลักดังต่อไปนี้

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ: สามารถประมวลผลการปฏิบัติงานและการตอบสนองในด้านต่างๆ เพื่อแสดงเป็นข้อมูลทางสถิติที่จะช่วยการตัดสินใจในระดับบริหาร ทำให้ทราบจุดอ่อน จุดแข็ง และขีดความสามารถในการแข่งขันในตลาดผู้ให้บริการเหมือนๆกัน
ดัชนีบ่งชี้ประสิทธิภาพ:สามารถตรวจวัดและสรุปผลดัชนีบ่งชี้ประสิทธิภาพ (KPI) ในมิติต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานบริการ พัฒนาคุณภาพการทำงาน จนถึงการกำหนดกลยุทธ์ในการทำงานได้
สถิติ รายงานและสรุปผลการทำงาน:สามารถเลือกและปรับแต่งการแสดงผลเชิงสถิติให้สอด คล้องกับความสนใจของผู้ใช้งาน เช่น ข้อมูลเชิงบริหาร ข้อมูลเชิงประสิทธิภาพ ข้อมูลเชิงการเงิน หรือข้อมูลเชิงปฏิบัติการ
ทราบสถานะได้ทันที:สามารถติดตามผลการให้บริการ สถานะการทำงาน หรือผลการตอบสนองต่อลูกค้าได้ตลอดเวลาและทุกสถานที่ ดังนั้นสภาวะต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในโครงการของท่านจะอยู่ในสายตาตลอดเวลาไม่ว่าท่านจะอยู่ที่ใด ทั้งสามารถกำหนดให้ส่งอีเมล์หรือ sms เพื่อแจ้งเตือนได้สำหรับกรณีสำคัญหรือเร่งด่วนที่ต้องการความเอาใจใส่เป็น พิเศษ
เพิ่มศักยภาพการบริการ: สามารถให้บริการได้อย่างรวดเร็ว โดยมีการตรวจสอบระยะเวลา response time และ service time สำหรับเป็นข้อมูลในการพัฒนาการให้บริการ สามารถตรวจสอบประวัติย้อนหลังและดูแลปัญหาที่เกิดซ้ำ ค้นหาตำแหน่งบริการได้ง่ายแม้เป็นบุคลากรใหม่
ประเมินความเปลี่ยนแปลงอย่างอัตโนมัติ:ตรวจสอบความต้องการใช้พลังงานในช่วง ล่วงเวลาหรือวันหยุดได้จากคำขอออนไลน์ สามารถกำหนดนโยบายและนำนโยบายไปใช้งานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว โดยให้ระบบเป็นผู้ช่วยในการกำหนดวางแผนการรับและจ่ายงานได้โดยอัตโนมัติ รวมถึงการประเมินปริมาณวัสดุคงคลัง การคาดการณ์ และการเตรียมการสำรองจัดซื้อ
ประเมินค่าใช้จ่ายและออกใบแจ้งหนี้:เมื่อมีการแจ้งขอบริการ ระบบสามารถประเมินค่าใช้จ่ายเบื้องต้นเพื่อแจ้งลูกค้าได้ทันที หลังจากปิดงาน มีการส่งต่อข้อมูลเพื่อออกใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ลดขั้นตอนการส่งเอกสาร ลูกค้าสามารถตรวจสอบข้อมูลด้วยตัวเองได้แบบออนไลน์
ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มรายได้:ลูกค้าสามารถแจ้งขอบริการได้เองและติดตามผลการ ดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ได้ ลดปัญหาจากการปฏิสัมพันธ์อันไม่พึงประสงค์กับช่างเทคนิค ลดเวลาการให้บริการของ Call Center ทั้งยังสร้างความพึงพอใจที่สามารถทราบสถานะการบริการได้ตลอดเวลา ช่องทางการให้บริการสามารถประยุกต์ได้หลากหลายรูปแบบ สร้างบริการใหม่ๆ ที่ใช้เวลาน้อยลงแต่ให้ผลเป็นที่พอใจแก่ลูกค้ามากขึ้น และสามารถสร้างประโยชน์งอกเงยจากบริการใหม่ๆ เหล่านั้นได้
การจัดการองค์ความรู้:การจัดการข้อมูลส่วนกลางที่เป็นระบบ ข้อมูลและความรู้ (Know-How) เป็นของอาคาร ไม่ตกอยู่ในมือผู้อื่น เก็บข้อมูลแบบ คู่มือ รวมถึงสื่อดิจิตอลต่างๆ ไว้ได้แม้เวลาจะผ่านไปและผู้เกี่ยวข้องไม่อยู่ในโครงการแล้ว ปรับแก้ข้อมูลให้ทันสมัยเสมอ เป็นคลังข้อมูลออนไลน์ทั้งด้านเอกสารและข่าวสารองค์กร รวมถึงกระบวนการทำงานและการแก้ไขปัญหา
ลดต้นทุนดำเนินงาน:ช่วยให้สามารถติดตามการดำเนินงานในทุกขั้นตอน โดยระบบ online web-based ทำให้ลดงานเอกสารและขั้นตอนการติดตามผล สามารถวิเคราะห์ระยะเวลาทำงานได้ง่าย ลดค่า overhead ในการจัดทำรายงานทางสถิติต่างๆ ที่ดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
ลดค่าใช้จ่ายและลดความเสี่ยง:ช่วยลดค่าใช้จ่ายทั้งด้านเอกสารและต้นทุนเวลา ของบุคลากร ให้สามารถทำงานอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลดการทำงานซ้ำซ้อน ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสาร ค้นหาข้อมูล และลดเวลาในการทำรายงาน  สามารถตรวจสอบเบื้องต้นเพื่อลดความเสี่ยงจากการบันทึกข้อมูลผิดพลาดโดย human error รวมถึงลดความเสี่ยงจากการเปลี่ยนแปลงโยกย้ายบุคลากร
เพิ่มประสิทธิผลการทำงาน:มีการบริหารทรัพยากรที่ดี ทั้งด้านบุคคล คลังอะไหล่ และเครื่องมือ สามารถใช้องค์ความรู้ที่เก็บรักษาไว้เป็นส่วนกลางในการบริหารจัดการ โดยไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญจำนวนมาก ข้อมูลทุกอย่างอยู่ในรูปแบบฐานข้อมูลที่นำไปวิเคราะห์ต่อได้อย่างสะดวก
ช่วยบริหารแผนงาน:วางแผนและติดตามการทำงานตามแผนได้อย่างสะดวก ด้วยการประเมินและสรุปผลการทำงานด้วยกราฟและข้อมูลทางสถิติในหลากหลายรูปแบบ และมุมมอง ทำให้ติดตามงานได้อย่างรวดเร็ว
บริหารงานตามมาตรฐาน:เป็นเครื่องมือในการควบคุมมาตรฐานการทำงาน เพื่อให้ผู้ใช้งานทุกส่วนสามารถดำเนินการตามมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้โดยมีขั้น ตอนฝึกอบรมน้อยที่สุด และยังช่วยให้การทำงานเป็นไปตามข้อกำหนดโดยอัตโนมัติแม้จะมีการปรับปรุง เปลี่ยนแปลงรายละเอียดวิธีการทำงานแล้วก็ตาม
ตรวจสอบประวัติอาคารได้ตลอดเวลา:เพราะระบบจะบันทึก Building History และ Equipment History โดยอัตโนมัติ เมื่อมีการซ่อมบำรุงหรือการให้บริการที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ยังสามารถทำบันทึกเพิ่มเติมเพื่อเก็บประวัติสำคัญเกี่ยวกับอาคาร ได้เอง
จัดทำรายงานได้หลายรูปแบบ:ระบบจัดเตรียมรูปแบบรายงานพื้นฐานไว้ให้แล้วใน หลากหลายมุมมอง เพื่อใช้เป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจในแง่มุมต่างๆ แต่ก็สามารถปรับแต่งรูปแบบของรายงานให้สอดคล้องกับความต้องการของหน่วยงาน ได้

การบริหารจัดการอาคารสถานที่
•    จัดระดับชั้นของข้อมูลได้หลายรูปแบบตามการใช้งานจริง
•    บันทึกและสืบค้นข้อมูลได้ตามพื้นที่หรือตามเครื่องจักร
•    สามารถกำหนดค่านโยบายต่างๆ เช่น ค่าเช่า ค่าบริการ ค่าล่วงเวลา
•    ค้นหาข้อมูลลูกค้าหรือผู้อยู่อาศัยในพื้นที่ พร้อมประวัติที่เกี่ยวข้อง
•    ระบุตำแหน่งและเข้าถึงข้อมูลพื้นที่ได้ทันที
•    ข้อมูลทางสถิติต่างๆ ในเชิง Business Intelligence

การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพ
•    ตรวจสอบความเป็นไปต่างๆ ในอาคารได้อย่าง Real-Time
•    ตรวจสอบเงื่อนไข ข้อกำหนดต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว
•    บันทึกข้อมูลบริการเริ่มต้นได้รวดเร็ว ใช้เวลาน้อยและไม่มีความยุ่งยากแต่อย่างใด
•    มีระบบแจ้งเตือนเมื่อเครื่องจักร/อุปกรณ์ที่จะให้บริการอยู่ในระยะเวลา รับประกัน
•    ค้นหาเอกสาร คู่มือ แบบ ได้สะดวก และมีการจัดเก็บเป็นระบบ
•    บันทึกประวัติการบริการและการดำเนินการทุกขั้นตอน ตรวจสอบย้อนหลังได้
•    ค้นหารายชื่อผู้ให้บริการหรือผู้จำหน่าย พร้อมประวัติการติดต่อได้อย่างรวดเร็ว
•    ลดงานกระดาษ บันทึกข้อมูลภาคสนามเพียงครั้งเดียว ข้อมูลอยู่ในรูปแบบดิจิตอลทันที
•    ค้นหาข้อมูลการติดต่อลูกค้าได้สะดวกรวดเร็ว
•    ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อถึงกำหนดเวลาตามระบุ
•    เพิ่มความสามารถและบริการสำหรับงานบริการลูกค้า
•    ตรวจสอบความเป็นไปของงานบริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง

การบริหารข้อมูลและองค์ความรู้
•    รวบรวมข้อมูลทั้งหมด เช่น แบบแปลน คู่มือ รายละเอียดการติดต่อ ประวัติการทำงาน เอาไว้เป็นหนึ่งเดียว
•    จัดเก็บและสืบค้นได้อย่างง่ายดาย
•    ข้อมูลเชื่อมโยงอัตโนมัติ ทั้งประวัติลูกค้า ประวัติพื้นที่ และประวัติการให้บริการ
•    แก้ปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน ข้อมูลไม่ถูกต้องสัมพันธ์กัน
•    บันทึกองค์ความรู้ ขั้นตอนการทำงาน และวิธีแก้ไขปัญหา สำหรับอ้างอิงได้ในอนาคต

การจัดการกับงานบริการที่หลากหลาย
•    ใช้ได้กับงานบริการอาคารทุกชนิด งานช่าง งานรักษาความปลอดภัย งานรักษาความสะอาด งานดูแลภูมิทัศน์ และอื่นๆ
•    ดัดแปลงและจัดกลุ่มข้อมูลได้หลากหลาย รองรับงานบริการได้ทุกประเภท
•    กำหนดประเภทและหัวข้อย่อยของงานบริการได้ เพื่อความสะดวกในการบริหารจัดการ
•    คำนวณค่าบริการได้หลายแบบ
•    สามารถเลือกได้ว่าจะเรียกเก็บเงินหรือไม่ และส่งต่อข้อมูลที่ต้องการออกไปยังระบบวางบิล

รูปแบบรายงาน
•    มีรูปแบบรายงานพื้นฐานหลายมุมมองที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า
•    สามารถจัดรูปแบบการแสดงผลที่สนใจและตั้งเป็นหน้าแรกเพื่อให้มองเห็นภาพรวมใน ความดูแลได้ทันที
•    สามารถสร้างแบบฟอร์มสำหรับการทำงาน แบบฟอร์มงานบำรุงรักษา ใบสั่งงาน ใบปิดงาน หรือแบบฟอร์มต่างๆ ได้เองในรูปแบบตามต้องการได้อย่างง่ายดาย

การจัดการด้านการเงินและบัญชี
•    ส่งต่อข้อมูลไปยังรูปแบบที่ต้องการสำหรับฝ่ายบัญชี
•    เลือกการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจากระบบได้
•    สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบเอกสารได้ตามต้องการ

ท่านผู้อ่านสามารถส่งข้อคิดเห็น/เสนอแนะมาที่ผู้เขียนที่ djitt@fibo.kmutt.ac.th